SCEAU DE LA SOCIÉTÉ
1. Le sceau qui paraît dans la marge est le sceau de l’Union Maronite du Canada.
MEMBRES
2. Peut être membre actif toute personne de rite maronite résidant au Canada.
3. Le conseil d’administration peut accepter des membres honoraires et associés. Ceux-ci peuvent déroger aux articles 2 et 5 du présent règlement.
4. Seules les personnes intéressées à promouvoir les buts de la société peuvent faire partie de celle-ci et leur candidature doit être parrainée par deux membres actifs et approuvée par le conseil d’administration de la société.
5. Les membres doivent payer une cotisation annuelle qui sera fixée par une assemblée annuelle ou extraordinaire.
6. Un membre peut se retirer de la société en le lui signifiant par écrit et en envoyant une copie de ce document au secrétaire de la société.
7. Une personne peut perdre sa qualité de membre si les trois-quarts (3/4) des membres réunis en assemblée annuelle votent en ce sens.
SIÈGE SOCIAL
8. Le siège social de la société est situé dans la ville de Montréal, province de Québec.
CONSEIL D ‘ADMINISTRATION
9. Les biens et les affaires de la société sont administrés par un conseil de cinq à neuf administrateurs, et le quorum est toujours constitué de la majorité des administrateurs. En cas d’un nombre pair, le vote du président est prépondérant.
10. Les personnes qui ont signées la demande de la constitution en société deviennent les premiers administrateurs de la société pour un mandat de trois ans.Au cours de la première année d’exercice, ils s’adjoindront trois administrateurs pour un mandat d’un an et trois autres pour un mandat de deux ans.
11. Par la suite, l’Assemblée annuelle élira chaque année trois administrateurs pour un mandat de trois ans pour les sièges devenus vacants par expiration des mandats. Les administrateurs sortants sont rééligibles.
12. Un administrateur sortant demeure en fonction jusqu’à la clôture ou l’ajournement de la réunion au cours de laquelle son départ est approuvé et son successeur élu.
13. Il y a automatiquement vacance à un poste d’administrateur si :
a) Un administrateur se désiste de ses fonctions en donnant un avis écrit au secrétaire de la société;
b) il est reconnu dément ou perd la raison;
c) lors d’une assemblée générale spéciale des membres, il est adopté par les trois quarts (3/4) des membres présents, une résolution visant de lui retirer sa charge;
d) il décède.
Advenant l’un des cas susmentionnés, le conseil d’administration peut, par vote majoritaire, nommer un membre de la société au poste vacant.
14. Les réunions du conseil d’administration peuvent être tenues au moment et à l’endroit déterminés par les administrateurs pourvu que chacun d’entre eux reçoive un préavis écrit ou verbal de sept (7) jours francs et qu’il se tienne au moins quatre (4) réunions de conseil par année. Aucune erreur ou omission dans le préavis donné pour une réunion ou !’ajournement d’une réunion du conseil d’administration n’annulera ladite réunion ou les mesures qui y auront été prises, et un administrateur peut, en tout temps renoncer au préavis et ratifier, approuver ou confirmer les mesures prises ou adoptées à ladite réunion.
15. Les administrateurs et les membres du comité exécutif ne doivent pas toucher, à ce titre, de rémunération.
16. Le conseil d’administration peut nommer des représentants et embaucher des employés s’il l’estime à l’occasion nécessaire et ces personnes jouiront de l’autorité et rempliront les fonctions qui leur auront été dévolues par le conseil d’administration au moment de leur nomination.
17. C’est le conseil d’administration qui fixe, par résolution, la rémunération de tous les employés de la société. Ladite résolution est en vigueur jusqu’à la réunion suivante des membres du conseil ou elle est alors confirmée par ceux-ci ou, si elle n’est pas confirmée, les rémunérations convenues cessent d’être payables à compter de la date de ladite réunion.
INDEMNISATION DES ADMINISTRATEURS ET AUTRES
18. Un administrateur ou un dirigeant de la société ou une personne qui a pris ou va prendre des engagements au nom de la société ou d’une société contrôlée par elle, de même que ses héritiers, exécuteurs, administrateurs, et biens immeubles et meubles, dans cet ordre, sont au besoin et en tout temps tenus indemnes et à couvert, à même les fonds de la société :
a) de tous frais, charges et dépenses quelconques que cet administrateur, dirigeant ou personne supporte ou subit au cours ou à l’occasion d’action, poursuite ou procédure intentée ou exercée contre lui en raison d’actes faits ou choses accomplies ou permises par lui dans l’exercice et pour l’exécution de ses fonctions ou touchant audits engagements; et
b) de tous autres frais, charges et dépenses qu’il supporte ou subit au cours ou à l’occasion des affaires de la société, ou relativement à ces affaires, excepté ceux qui résultent de sa propre négligence ou de son omission volontaire.
POUVOIRS DES ADMINISTRATEURS
19. Les administrateurs de la société ont plein pouvoir pour gérer les affaires internes de la société, passer ou faire passer au nom de celle-ci, toute espèce de contrat que la loi leur permet de conclure et, sous réserve des prescriptions ci-après, exercer en général tous les pouvoirs et prendre toutes les mesures que la charte ou tout autre règlement de la société leur permet.
20. Les administrateurs peuvent à l’occasion autoriser des dépenses au nom de la société et permettre par résolution à un ou plusieurs dirigeants d’engager des employés et de leur verser un traitement. Les administrateurs peuvent en outre engager des dépenses visant à promouvoir les objectifs de la société. Ils ont le droit de conclure un contrat fiduciaire avec une société de fiducie afin de créer un fonds de fiducie dont le capital et l’intérêt pourront servir à promouvoir les intérêts de l’Union Maronite du Canada conformément aux conditions établies par le conseil d’administration.
21. Le conseil d’administration peut prendre toutes les mesures jugées nécessaires pour permettre à la société d’acquérir, d’accepter de solliciter ou de recevoir des legs, présents, règlements et dons de toutes sortes dans le but de promouvoir les objectifs de la société.
22. Le comité exécutif de la société sera choisi parmi ses administrateurs. Il comprend les postes de président de deux vice-présidents, d’un secrétaire et d’un trésorier. Le comité exécutif peut prévoir le poste de secrétaire de direction. Ce dernier peut ne pas faire partie au conseil d’administration mais doit nécessairement être membre de la société. A ce titre, sa contribution est bénévole. Une même personne peut cumuler deux postes.
23. Les membres du comité exécutif seront nommés par résolution du conseil d’administration, lors de sa première assemblée suivant l’assemblée annuelle des sociétaires.
FONCTIONS DES MEMBRES DU COMITÉ EXÉCUTIF
24. Tous les membres doivent faire partie du conseil d’administration de la société; ils doivent être démis de leurs fonctions s’ils n’en font plus partie ou s’ils sont révoqués par la majorité du conseil.
25. Le président est le premier cadre de la société. Il doit présider toutes les assemblées de la société et du conseil d’administration. Il est directement responsable de la gestion des affaires internes de la société et doit veiller à l’application de toutes les directives et de toutes les résolutions du conseil.
26. Les vice-présidents doivent, en cas d’absence ou d’incapacité d’agir du président, le remplacer en exerçant ses pouvoirs, et exécuter les autres fonctions que leur assignera à l’occasion le conseil d’administration.
27. Le trésorier doit avoir la garde des fonds et des valeurs mobilières de la société et tenir une comptabilité exacte et complète de tous les actifs, passifs, recettes et débours de la société dans des registres prévus à cet effet et déposer tous les fonds, valeurs mobilières et autres effets de valeur au crédit de la société dans une banque à charte ou une société de fiducie, ou, dans le cas de valeurs mobilières, les confier à un courtier en valeurs mobilières dûment enregistré que lui désignera le conseil. Il doit dépenser les fonds de la société conformément aux décisions du conseil d’administration en présentant les pièces justificatives appropriées et rendre au président et aux administrateurs, lors de l’assemblée ordinaire du conseil ou lorsqu’ils l’exigent, un compte de toutes les transactions et un bilan de la situation financière de la société. Il doit aussi exécuter toute autre fonction que lui assignera le conseil d’administration.
28. Le secrétaire de la société doit assister à toutes les réunions, y agir comme secrétaire et enregistrer tous les procès-verbaux dans les livres prévus à cet effet. Il doit donner ou faire donner des avis de convocation de toutes les assemblées des sociétaires et du conseil d’administration et exécuter toute autre fonction que pourra lui assigner le conseil d’administration.
Il est chargé de la garde du sceau de la société qu’il livrera uniquement lorsque le conseil d’administration l’en autorisera par résolution, aux personnes mentionnées dans la résolution.
Le conseil d’administration peut autoriser le secrétaire de direction par résolution, à s’occuper de façon générale des affaires internes de la société sous la surveillance des membres de son comité exécutif.
SOUSCRIPTION DE DOCUMENT
29. Les contrats, documents ou tout acte exigeant la signature de la société seront signés par deux membres du comité exécutif engagent, une fois signés, la société sans autres formalités, les administrateurs seront autorisés, à l’occasion par résolution à nommer un ou plusieurs membres au nom de la société pour signer certains contrats, documents et actes. Le conseil d’administration peut autoriser un courrier enregistré en valeur mobilière de la société. Le sceau de la société peut être apposé au besoin sur des contrats, documents et actes signés par un ou plusieurs membres du comité exécutif.
ASSEMBLÉES
30. L’assemblée annuelle ou toute autre assemblée générale des sociétaires doit avoir lieu au siège social de la société ou en tout autre lieu et date que peuvent fixer les administrateurs.
31. Outre l’étude des autres points de l’ordre du jour, chaque assemblée annuelle doit servir à l’examen des états financiers et des rapports des administrateurs et des vérificateurs, et à la nomination de ces derniers et à l’élection du conseil d’administration pour l’année suivante. Les sociétaires peuvent examiner toute question spéciale ou générale au cours des assemblées. Le conseil d’administration, le président ou les vice-présidents sont autorisés à convoquer n’importe quand une assemblée générale des sociétaires.
32. Un avis de convocation à une assemblée annuelle ou générale extraordinaire doit être envoyé à tous les sociétaires, quatorze jours à l’avance. Vingt personnes présentes constituent le quorum. Si, à l’ouverture de l’assemblée, ce nombre n’est pas atteint celle-ci sera ajournée pour une durée d’une heure. Passé ce délai les sociétaires présents à l’assemblée constitueront quorum. Chaque sociétaire présent dispose d’une voix, lors de l’assemblée.
33. Aucune erreur ou omission dans l’envoi de l’avis de convocation ou d’ajournement d’une assemblée annuelle ou générale des sociétaires n’annule ladite assemblée ni les délibérations qui y ont été faites, et tout sociétaire peut renoncer n’importe quand au droit de recevoir un tel avis et peut ratifier, approuver et conformer l’une ou toutes les délibérations qui y ont été faites. Les sociétaires, administrateurs ou dirigeants recevront l’avis de convocation ou ajournement d’une assemblée à leur dernière adresse figurant dans les livres de la société.
VOTE DES SOCIÉTAIRES
34. Sauf disposition à l’effet contraire des statuts ou règlements, les sociétaires doivent, lors des réunions, trancher chaque question à la majorité des voix. Seuls ont droit de vote les membres actifs qui auront acquitté leur cotisation annuelle.
EXERCICE FINANCIER
35. Sauf indication à l’effet contraire du conseil d’administration, l’exercice financier de la société prend fin le 31 décembre.
36. Le conseil d’administration peut nommer des comités dont le mandat des membres prendra fin lorsqu’il le décidera.
MODIFICATION DES RÈGLEMENTS
37. Les règlements de la société peuvent être révoqués ou modifiés par voie de règlement adopté par la majorité des administrateurs lors d’une assemblée du conseil, et sanctionné au moins par les deux tiers des sociétaires lors d’une assemblée générale dûment convoquée dans le but d’examiner lesdits règlements, à condition que l’adoption, la révocation ou la modification desdits règlements n’entrent pas en vigueur avant son approbation par le Ministre de la Consommation et des Corporations.
VÉRIFICATEURS
38. Lors de chaque assemblée annuelle, les sociétaires nomment un vérificateur qui reste en fonctions jusqu’à l’assemblée annuelle suivante, à condition que les administrateurs puissent pourvoir à toute vacance qui se produit fortuitement au poste de vérificateur. La rémunération du vérificateur est fixée par le conseil.
REGISTRES
39. Les administrateurs doivent veiller à la tenue de tous les registres de la société prévus par les règlements de la société ou toute loi applicable.
RÈGLEMENT
40. Le conseil d’administration peut établir des règlements compatibles avec ceux concernant la gestion et le fonctionnement de la société et qu’il juge utiles, à condition que ces règlements n’aient d’effet que jusqu’à l’assemblée annuelle suivante des sociétaires, et, s’ils ne sont pas ratifiés à cette assemblée, qu’ils cessent à ce moment-là d’être applicables.
INTERPRÉTATION
41. Dans les présents règlements et dans tous les autres que la société adoptera par la suite, sauf si le contexte prévoit le contraire, les termes au masculin ou au singulier comprennent le féminin ou le pluriel selon le cas, et vice versa, et les renvois aux personnes comprennent les entreprises et les sociétés.